Hay momentos del año en los que la demanda aumenta y parece que todo debería resultar más sencillo.
Llegan más contactos. Hay más personas interesadas en empezar a hacer ejercicio y las clases comienzan a llenarse.
Sin embargo, tener más demanda no garantiza conseguir mejores resultados.
Después de años dedicados a la gestión de un centro de Pilates, hemos aprendido que los meses de mayor actividad también ponen a prueba la organización del negocio.
Puedes recibir muchos contactos y perder una parte importante por no hacer un buen seguimiento. También puedes captar numerosos clientes y ver cómo se marchan unos meses después.
Por eso, aprovechar los periodos de mayor demanda no depende únicamente del mercado.
Depende, en gran medida, de cómo esté preparado el centro.
La demanda por sí sola no garantiza buenos resultados
Septiembre, octubre y noviembre son meses especialmente importantes para nosotros.
Después del verano, muchas personas recuperan sus rutinas y vuelven a plantearse objetivos relacionados con la actividad física y el bienestar.
Ahora bien, un aumento del interés no significa automáticamente un aumento proporcional de las ventas o de la rentabilidad.
Imaginemos un centro que recibe muchos contactos durante septiembre.
La primera impresión puede ser muy positiva. Sin embargo, ¿qué ocurre si nadie responde rápidamente? ¿Y si se realiza una primera llamada, pero después no existe seguimiento? ¿Qué sucede con las personas que pidieron información y todavía no estaban preparadas para apuntarse?
Tener contactos no es lo mismo que tener clientes.
Y este es solo uno de los muchos aspectos que debemos controlar.
La gestión de un centro de Pilates empieza antes
Uno de los errores que podemos cometer es esperar a que llegue un mes fuerte para decidir qué queremos conseguir.
Para nosotros, la planificación empieza antes.
Definimos objetivos y analizamos qué necesitamos para alcanzarlos. A partir de ahí, establecemos acciones y posteriormente medimos los resultados.
Por ejemplo, si queremos conseguir un determinado número de nuevas altas, necesitamos conocer nuestra conversión comercial.
Si nuestro porcentaje de conversión es del 40 %, sabemos que necesitaremos aproximadamente 100 oportunidades comerciales para conseguir 40 clientes.
Entonces aparece la siguiente pregunta: ¿tenemos capacidad para generar esas oportunidades?
Si la respuesta es no, tendremos que trabajar antes la captación.
De esta manera, dejamos de gestionar únicamente por sensaciones y empezamos a tomar decisiones basadas en información.
Captación: no esperar a necesitar clientes
Cuando un centro está funcionando bien, puede aparecer una tentación peligrosa:
“Ahora estamos llenos. No necesitamos hacer nada.”
Precisamente ahí debemos pensar a medio plazo.
Los clientes cambian de horarios, modifican sus prioridades o dejan de entrenar por diferentes motivos. Por tanto, un centro necesita mantener activo su proceso de captación.
Esto no significa invertir constantemente más dinero en publicidad.
Significa saber cuántas oportunidades necesitamos, de dónde proceden y cuánto nos cuesta conseguirlas.
Además, debemos analizar qué canales funcionan mejor en cada momento.
La captación puede venir de campañas digitales, posicionamiento local, recomendaciones, acciones en la zona o de nuestra propia base de datos.
Lo importante es no empezar a buscar clientes cuando ya los necesitamos urgentemente.
Conversión: un contacto todavía no es una venta
Conseguir un contacto es solamente el principio del proceso comercial.
Después hay que responder.
Y hacerlo bien.
La rapidez de contacto, la atención, el conocimiento del servicio y el seguimiento pueden influir enormemente en la decisión final.
Por eso, dentro de la gestión de un centro de Pilates, el seguimiento comercial necesita un proceso claro.
Sin un procedimiento definido, muchos contactos terminan olvidados en una base de datos.
Y antes de invertir más dinero para conseguir nuevos leads, quizá deberíamos comprobar qué está ocurriendo con los que ya tenemos.
La ocupación también necesita análisis
Otro error habitual sería mirar únicamente la facturación global.
Un centro puede estar obteniendo buenos resultados y, al mismo tiempo, tener margen de mejora.
Por ejemplo, podemos tener clases prácticamente completas por la tarde y una ocupación mucho menor en determinadas franjas de mañana o mediodía.
Por eso analizamos las ocupaciones.
No se trata simplemente de preguntar si el centro está lleno.
Queremos saber qué clases están llenas, cuáles no y por qué.
A partir de esa información podemos valorar cambios de horarios, disciplinas, niveles o distribución de instructores.
Además, este análisis nos ayuda a detectar oportunidades antes de ampliar innecesariamente la estructura del negocio.
Captar es importante. Fidelizar también
Imaginemos que hemos hecho todo lo anterior correctamente.
Generamos contactos.
Los convertimos en clientes.
Las clases empiezan a llenarse.
¿Trabajo terminado?
En absoluto.
Ahora empieza una parte fundamental: conseguir que esas personas quieran continuar.
La fidelización influye directamente en la estabilidad de cualquier centro.
Por eso debemos observar las bajas, pero también intentar comprender sus motivos.
Además, tenemos que trabajar la experiencia del cliente desde el primer día.
La atención, la calidad de las clases, el seguimiento, el equipo y la capacidad para detectar necesidades forman parte de esa experiencia.
Porque captar continuamente para sustituir clientes que se marchan no es una estrategia de crecimiento sostenible.
Los datos sirven cuando provocan decisiones
Podemos medir decenas de indicadores.
Sin embargo, acumular información no mejora un negocio por sí sola.
Los datos deben ayudarnos a actuar.
Si necesitamos más contactos, trabajamos captación.
Cuando tenemos suficientes contactos pero no convierten, revisamos el proceso comercial.
Si determinadas clases tienen poca ocupación, analizamos horarios y programación.
Por otro lado, cuando captamos bien pero tenemos demasiadas bajas, ponemos el foco en fidelización y experiencia de cliente.
Esta relación entre medir, analizar y actuar es una parte fundamental de nuestra manera de gestionar.
No esperamos al final de un periodo para descubrir qué ha ocurrido.
Intentamos detectarlo mientras todavía tenemos tiempo para cambiarlo.
Gestionar el día a día sin perder la perspectiva
Un centro necesita resolver muchas pequeñas cuestiones diariamente.
Sin embargo, si dedicamos toda nuestra energía a resolver únicamente lo urgente, podemos perder de vista lo importante.
Gestionar también significa levantar la mirada.
¿Qué queremos conseguir dentro de tres meses?
Las respuestas permiten anticiparnos.
Y anticiparse suele ser mucho más sencillo y menos costoso que solucionar un problema cuando ya se ha producido.
Procesos y herramientas para gestionar mejor
Cuando hablamos de procesos, no queremos decir que un negocio deba funcionar de manera rígida.
Todo lo contrario.
Un buen proceso permite saber qué debemos hacer habitualmente y detectar más rápidamente cuándo algo se está desviando.
Además, facilita que el conocimiento no dependa exclusivamente de una persona.
Esto resulta especialmente importante cuando un negocio crece y aumenta su equipo.
Por eso trabajamos con protocolos, herramientas de gestión y procedimientos que permiten hacer seguimiento de las diferentes áreas del centro.
Después analizamos los resultados y adaptamos aquello que sea necesario.
La experiencia también reduce el ensayo y error
Durante años hemos gestionado centros y hemos aprendido muchas cosas.
Algunas funcionaron desde el principio.
Otras tuvimos que modificarlas.
También hemos cometido errores y hemos aprendido de ellos.
Precisamente ese conocimiento acumulado es una de las partes que trasladamos a nuestros franquiciados.
Cuando alguien decide abrir una franquicia Pilates10, nuestro objetivo no es entregarle una marca y esperar a ver qué ocurre.
Queremos que empiece con procesos, herramientas, formación y una metodología de gestión que ya hemos trabajado previamente en nuestros centros.
Después habrá que adaptarse a cada realidad.
Porque no existen dos centros idénticos.
Pero existe una gran diferencia entre tener que descubrir cada proceso desde cero y hacerlo acompañado por un equipo que lleva años gestionando este tipo de negocio.
La buena gestión se construye antes de ver los resultados
Los meses de mayor demanda son una oportunidad.
Pero también pueden enseñarnos rápidamente dónde tenemos puntos débiles.
Captación, conversión, horarios, ocupación, fidelización, equipo, experiencia de cliente…
Todo está relacionado.
Por eso, para nosotros, la gestión de un centro de Pilates no consiste únicamente en reaccionar a lo que sucede.
Consiste en definir objetivos, planificar, medir y tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde.
Los buenos resultados rara vez proceden de una única gran decisión.
Normalmente son consecuencia de muchas pequeñas decisiones tomadas a tiempo.
Y ahí está una de las mayores diferencias entre simplemente tener un centro abierto y gestionar un negocio con perspectiva de crecimiento.
Si estás valorando abrir tu propio centro y quieres conocer cómo trabajamos la gestión y el acompañamiento de nuestros franquiciados, podemos hablar.
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Nos vemos en el camino hacia el éxito,
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